O objetivo do processo de encerramento do projeto é formalizar a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduzir o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.
O planejamento do encerramento do projeto é, também, importante na medida em que o processo de encerramento deverá prever, pelo menos, uma revisão dos objetivos alcançados no projeto, ou em uma fase do projeto, e nessas revisões é importante que as falhas sejam reconhecidas de forma a permitir a tomada de decisão adequada. Além disso, também é importante identificar os acertos para que eles voltem a acontecer em outros projetos da organização.
O processo de encerramento deve ser devidamente planejado e pode ser executado ao longo de todo o projeto, por exemplo, com o registro das lições aprendidas, autorizações de mudanças e metas intermediárias cumpridas durante os eventos de controle, ou com o fechamento formal de fases do projeto e mobilização das equipes para outros projetos tão logo sua participação no projeto atual tenha se encerrado. A avaliação de desempenho da equipe e dos fornecedores também ocorrerá nessa fase do projeto.
Parte da importância do processo de encerramento está, então, na gestão do conhecimento gerado durante a execução do projeto, além, é claro, das atividades relacionadas à obtenção do aceite formal do projeto pelo cliente e do fechamento formal dos contratos, de forma a evitar eventuais despesas com multas contratuais, extensão dos prazos de garantia e/ou assistência técnica, entre outros.
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Referências:
- FORTUNE, J.; WHITE, D. Framing of Project Critical Success Factors by a Systems Model. International Journal of Project Management, Vol. 24, 2006, pp. 53-65.
- PINTO, J.K.; KHARBANDA, O.P. How to Fail in Project Management (Without Really Trying). Business Horizons, Vol. 39, Nº 4, July-August, 1996, Pp. 45-53.
- PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE – PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge – PMBoK. 2004, Pennsylvania: USA.